PluggySign 2021 2021-04-17

Archivage des documents : tout savoir sur les documents à archiver

Dans le cadre de la transformation digitale des entreprises, de nombreux traitements doivent être automatisés, de nombreux documents sont échanger par voie électronique. Là commence la dématérialisation de l’entreprise et l’archivage des documents.
Archivage des documents ? CQFD

Publié le 17 avril 2021

La dématérialisation d’un document

La dématérialisation d’un document consiste à remplacer le document papier « 0 papier » par un document au format numérique. Pour produire ce document, on peut scanner un document (facture, contrat, …) ou tout simplement le produire directement à partir de logiciels issues du Système d’information,  ERP ou SIRH (système d’information ressources humaines),  pour les données salariées,

La dématérialisation d’un processus

La dématérialisation d’un processus consiste à transformer sous un format informatique un ensemble de tâches qui sont réalisées par des humains. Ces traitements deviennent chronophages, coûteux pour l’entreprise qui décide donc d’informatiser des traitements, le workflow (évolution du statut du document dans le temps).

Prenons par exemple le bon de commande, voici comment on procédait avant l’arrivée du digital.

  • Le client envoie le devis par courrier
  • L’entreprise signe le devis et le retourne par la poste
  • Le client envoie le bon de commande par courrier
  • L’entreprise signe le bon de commande et le retourne par la poste
  • Le client envoie la facture par courrier
  • L’entreprise signe la facture et la retourne par la poste

On voit bien la lourdeur du processus (pour accentuer j’ai évoqué poste et non email pour vous aider à comprendre) ;

Avec le Digital, on va automatiser le processus par envoi du document par email, analyse du document par des logiciels d’OCR (et pourquoi pas vérification de pièces d’identité avec un KYC), les signatures manuscrites sont remplacées par une signature électronique.  EDI (Echange de Données Informatisées) décrit ce traitement.

La GED et la gestion électronique

La GED ( Gestion Electronique des documents) est un logiciel pour enregistrer les documents et vous facilite la recherche. Les logiciels de GED sont utilisés par toutes les entreprises modernes (on est loin du répertoire de stockage !) avec des solutions complémentaires de gestion collaboratives pour le partage échange et travail à plusieurs sur les documents.

Qu’est-ce que l’archivage des documents ?

Le Larousse donne la définition suivante « Action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat. »

L’archivage est l’action d’enregistrer dans un système informatique des documents, de les classer, de les indexer pour une recherche ultérieure. Archiver un document, c’est aussi penser au cycle de vie du document et sa destruction planifiée.

Quelle différence entre stockage et archivage ?

Un stockage comprend un enregistrement sur un support numérique de contenus piuvant être modifié, sans méthode de gestion spécifique.

Un archivage est un moyen de conservation de contenus dans un espace structuré, de contenus figés, inaltérables .

De nombreuses personnes font l’amalgame entre ces 2 termes. Si vous voulez garder une trace pensez archivage, si vous pensez évolution possible pensez Stockage.

Comment mettre en place  l’archivage ?

Vous pouvez aussi le construire vous-même mais vous devrez prendre conscience de la lourdeur de la tâche : archivage, backup, protection aux intempéries (feu, inondation, panne matériel, hacking…)

vous pouvez externaliser l’archivage chez un tiers de confiance, qui donnera des garanties sur le respect des normes appliquées.

Nous vous encourageons vers la seconde solution. Dans le cas des signatures électroniques, nous avons opté pour un archivage automatique et transparent pour le client.

 Pourquoi investir dans l’archivage ?

Il y a deux raisons à conserver les documents :

  • un souhait de retrouver les documents dans le temps pour un confort de travail.
  • Un respect règlementaire pour répondre aux exigences juridiques (factures, …)

Comment archiver les documents ?

A l’époque du papier, nous faisions de l’archivage papier, nous avions des salles entières avec des conservations de documents papier. On va toute simplement reproduire ce principe d’archivage au format électronique pour une conservation dans le temps.

Le stockage sur clef USB est déjà une première étape vers mode d’archivage, mais risqué car le clef USB n’est pas archivée, juste sauvegardée, la clef  peut tomber en panne, le contenu n’est pas figé.

Si le contenu de la clef doit être archiver, On doit donc se retourner vers des spécialistes dont c’est le métier (archivage à valeur probante) , lui donner le contenu de la Clef qui sera archivé.

Combien de temps  faut il archiver les documents ?

Le délai de conservation des papiers varie selon le type de document : assurance, logement, véhicule, banque…

Vous pouvez consulter le site du service-public pour des informations, nous vous encourageons à vous renseigner auprès de votre conseil juridique.

 Nous vous donnons à titre indicatif quelques durées de conservation selon les documents. Attention, cette information peut évoluer , ces informations devront être vérifiées auprès de vos conseils lors de la mise en garde.

  • Assurance
    • Quittance, courrier de résiliation : plus de 2 ans
    • Contrat : plus de 2 ans après échéance de celui-ci
    • Assurance-vie : 10 ans
  • Voiture
    • Les amendes doivent être conservées 3 ans
    • Facture d’achat durant la possession du véhicule
  • Banque
    • Relevé de compte 5 ans
  • Logement
    • Les factures eau électricité doivent être conservées 5 ans
  • Travail
    • Vos bulletins de paie, contrats de travail sont conservés jusqu’au passage à la retraite. Etes vous sur de leur bon archivage ? Ce qui vous sauve c’est la démarche d’archivage sur faite par la caisse de retraite.
  • Santé, impôts, … sont aussi des domaines règlementés

Quel type d’archivage pour les données de santé ?

Les données de santé doivent être conservées chez un prestataire externe ayant été agrée par l’ASIP Santé (après avis de la CNIL) pour l’hébergement de données de santé (agrément valable 3 ans) et conservées sur le territoire français. Vous vous conseillons un excellent article https://www.sea-avocats.fr/medias/org-70/site-102/doc/fiche-stockage-versus-archivage-vf-.pdf

Que signifie archivage à valeur probante ?

Notre partenaire CDC Arkhineo fournit un excellent livre blanc sur le sujet

https://arkhineo.com/fr/ressources/telechargements-pdf/

Un archivage à valeur probante garantie la pérennité de l’information, avec des solutions pour restituer l’information si besoin (contrôle…).

Le document doit être identique à l’original (intégrité du document), garantir de son authenticité (date création, par qui,…), lisible dans le temps (pérennité)

Conformément à la règlementation, pour la construction d’un  système d’archivage électronique (SAE), il faut choisir la norme NF Z42-013 . En effet, elle respecte les  exigences  en matière de conservation de l’information. La norme NF Z42-013 respecte la sécurité de la norme ISO 27001.