PluggySign 2021 2021-04-12

Quels documents peut on signer avec la signature électronique ?

Techniquement, la signature électronique peut s’appliquer à tout type de document de type PDF, vous n’aurez aucun soucis sur ce point. Sont exclus bien sur les documents ouverts (word, powerpoint, excel,…) car ces documents pourraient modifiés par la suite. Le format PDF est important pour pouvoir accueillir le certificat de signature de l’opérateur de signature électronique.
Type de document pour signature électronique

Publié le 12 avril 2021

Un PDF peut être signé par plusieurs personnes, la seule limite de nombre sera fixée par l’opérateur de signature.

Un document signé peut être à nouveau signé.

Au niveau juridique, il faudra prendre des précautions concernant les documents médicaux, vérifiez avec votre opérateur de signature son habilité à signer ce type de document, et pensez aussi à l’archivage électronique qui doit supporter ce type de document.

D’autres documents ne peuvent pas être signés électronique selon l’article 1175 du code civil.

Voici ce que stipule l’article 1175 :
1° Les actes sous signature privée relatifs au droit de la famille et des successions, sauf les conventions sous signature privée contresignées par avocats en présence des parties et déposées au rang des minutes d’un notaire selon les modalités prévues aux articles 229-1 à 229-4 ou à l’article 298 ;

2° Les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s’ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession.

  • Droit de la famille : les relations juridiques entre les différents membres d’une même famille
  • Sureté personnelle : garantie en dehors des biens comme une caution solidaire
  • Sureté réelle : garantie sur un bien , hypothèque par exemple lors d’un crédit immobilier

Nos conseils pour réussir son projet de signature électronique

Il est important de rencontrer les différents acteurs :

  • Opérateur de signature :
    • vérifier avant de vous engager si l’opérateur de signature électronique (celui qui produit le certificat) est habilité.
    • Précisez lui le type de document, pour vérifier si il peut le signer.
    • Il faudra préciser aussi la zone géographique : ses signatures sont elles compatibles avec les DOM ? TOM ? PROM? COM? …
    • Demandez lui son agréement d’archivage, seul l’archivage a valeur probante est autorisé dans certains cas
  • Avocat
    • Demandez une validation de vos process à votre conseil, bien que l’opérateur soit informé, un contrôle par son avocat sera une sécurité supplémentaire
    • Demandez lui aussi quel type de signature souhaitez vous mettre en place : certains opérateurs de signature proposent un SMS en option (sans doute pour baisser le cout). Le SMS est un élément supplémentaire de contrôle et preuve de l’identité du signataire.