PluggySign 2021 2021-06-13

Guide pour tout savoir
sur la Signature électronique

Ce guide sur la signature électronique a pour objecif de vous apporter de nombreuses réponses sur des questions que vous vous posez tous: la valeur légale de la signature en ligne, la norme pour l’archivage, les solutions pour faire des campagnes de signature en ligne… Nous vous apportons toutes les réponses avec une pédagogie la plus simple possible.
Guide sur la signature électronique

Publié le 13 juin 2021

Qui utilise la signature électronique?

Toutes les entreprises utilisent la signature pour dématérialiser les échanges avec partenaires, clients… Vous avez aussi du voir que les services publiques utilisent la signature électronique pour les télédéclarations sociales et fiscales

La signature électronique est elle gratuite, rentable?

Pour un envoi papier, il faut prévoir l’impression du document, la mise sous pli, le timbre, la dépose à la poste, l’archivage avec le scan C’est un cout en temps et en argent. Avec une signature électronique, il y a un coût d’achat d’une signature chez un opérateur de signature. Le prix varie selon les options retenues (sms, envoi, type de signature). Le gain est surtout dans la vitesse de traitement.

Quels sont les types de signature électronique ?

Il existe 3 niveaux de signature selon eIDAS. Le choix dépend de l’opération associée à la signature, il convient de valider ce choix avec le service juridique. Faut il vérifier l’identité? avoir un contrôle de la pièce d’identité?

  • La signature électronique simple ou basique (SES)
  • La signature électronique avancée ou numérique (SEA)
  • La signature électronique avancée ou numérique qualifiée (SEQ)

A quoi sert la signature électronique

La signature électronique sert à signer à distance un document comme si vous le signiez d’un point de vue manuscrit. La dématérialisation de la signature fluidifie les échances . On peut aussi enregistrer le document signé dans un archivage a valeur probante.

Sur quels types de document peut-on mettre une signature électronique ?

Comment mettre une signature électronique sur un pdf ?

La signature d’un document PDF ne pose pas de problème car il s’agit d’un format fermé. Vous avez juste à télécharger le PDF sur la plateforme PluggySign , préciser le lieu de signature et l’envoyer aux destinataires. Si vous avez besoin d’une conservation sécurisée du document signé, PluggySign propose une conservation sur une plateforme d’archivage à valeur probante.

Comment mettre une signature électronique sur un document word ?

Il n’est ps possible de signer directement un document word ou .docx car il s’agit d’un format ouvert, modifiable : il faudra le convertir en PDF préalablement à sa signature. Il est par contre possible de télécharger un word sur la plateforme PluggySign si vous souhaitez faire un publipostage. Dans ce cas, on fusionne les données CSV avec le word pour généré un PDF pour chaque signataire. Tous les documents (document médicaux compris) signés lors de la campagne de signature peuvent être conservés dans un archivage à valeur probante.

Le PDF en ligne peut il être signé ?

Avec PluggySign vous pouvez signer un document PDF directemetn en ligne, PluggySign est une plateforme en mode SaaS, disponible en ligne sans aucune installation de logiciel. Il suffit d’ouvrir un compte en ligne pour commander des signatures.

Comment signer un ficher excel en ligne ?

Vous devez d’abord convertir le document Excel en PDF pour le signer. Les documents signés sont des documents PDF verrouillés. La plateforme vous demandera de le convertir préalablement pour pouvoir le signer en ligne.

La signature électronique a t-elle une valeur légale ?

Oui, la signature a une valeur légale depuis l’entrée en vigueur de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Depuis cette date, la signature digitale a une valeur équivalente à la signature manuscrite.

Si vous souhaitez vous documenter sur la validité juridique, voici quelques liens utiles :

Différences entre la signature et l’horodatage

L’horodatage est une attestation d’un document à un instant donné, alors que la signature électronique est raccordée à l’identité d’une personne. L’horodatage est très utilisé dans l’industrie, dans l’horodatage de cgv…

Peut-on faire une campagne de signature en ligne ?

PluggySign est une plateforme permettant d’envoyer un document à plusieurs destinataires pour une signature par chaque personne. une fois terminé, un zip de l’ensemble des documents signés est proposé.

Faut il beaucoup de données client pour signer en ligne ?

Pour réaliser une signature électronique, il faut au moins le nom, le prénom et un email valide. En ce qui concerne e numéro de téléphone mobile même si il est facultatif, il sera demandé lors de l’envoi du code SMS. Le téléphone est un élémnt de contrôle dans le process de signature.

Les informations obligatoires pour une signature électronique conforme

Pour réaliser une signature électronique, il vous faudra à minima le nom, le prénom et un email valide. En ce qui concerne le numéro de téléphone mobile, si celui ci n’est pas connu, l’opérateur de signature demandera la saisie de ce numéro inispensable pour envoyer un code SMS de contrôle. Le Sms fait partie des preuves de l’identité du signataire.

Comment valider l’identité du signataire ?

On peut vérifier l’identité de la personne à partir :

  • de son email
  • de son mobile avec un envoi de code sur SMS
  • de sa pièce d’identité
  • d’un contrôle préalable en face à face et sur présentation de sa pièce d’identité.

La productivité est elle améliorée avec la signature en ligne ?

La signature électronique réduit les démarches administratives. Dès que la signature est apposée sur un document, on peut automatiquement déclencher des traitement post-signature (paiement,…). Donc oui la productivité est améliorée et le ROI aussi.

Fait on plus d’affaire avec la signature en ligne des contrats ?

Signer en ligne, c’et déjà réduire le temps de réflexion du client, on garde une dynamique avec le client. On peut imaginer un face à face avec un enchainement de signature instantanément. On peut même envoyer un contrat à de multiples prospect (suite à un passage à un salon) pour une signature en masse. Oui la signature en ligne améliore le taux de transformation, voir augmenter la quantité de vente réalisée.

Quelle est la définition d’un archivage à valeur probante ?

la Valeur probante désigne les caractéristiques auxquelles un document doit se conformer pour qu’il soit reconnu par une juridiction. Avec ses partenaires d’archivage, PluggySign répond totalement à vos besoin de conservation sécurité. il faut différencier les archivages classiques qui n’ont pas les mêmes normes de conservation.

L’archivage de données de santé est très réglementé. Que vous soyez libéral ou établissements publics ou privés les obligations ne sont pas les mêmes. Dès lors que des données de santé sont concernées, il convient d’être très sensible sur le process de signature électronique : vérifier le respect règlementaire. PluggySign avec ses partenaires apporte une solution 100% compatible avec les exigences de santé tant en signature qu’en archivage.

Qu’est-ce que la norme NF Z42 013 ?

Conformément à la règlementation, pour la construction d’un système d’archivage électronique (SAE), il faut choisir la norme NF Z42-013 . En effet, elle respecte les exigences en matière de conservation de l’information. La norme NF Z42-013 respecte la sécurité de la norme ISO 27001.

Références internet sur la signature

https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/

Passage à la signature électronique dans les collectivités locales

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